Medarbejderne med i det økonomiske maskinrum

Syddjurs har fået vendt sin position som fattig, sparefokuseret kommune sat under administration af Indenrigsministeriet - til en lige så fattig kommune, der nu finder overskud til at ligefrem at investere i velfærd. Medarbejderne spiller ind i hele processen med at lægge næste års budget.

Via MED-systemet inddrages medarbejderne i Syddjurs Kommune tidligt i budgetprocessen og dermed i arbejdet med at finde ud af, hvordan kommunen får mere og bedre velfærd for pengene - som er små. TV: Kommunaldirektør, Jesper Hosbond Jensen, TH: Fællestillidsmand og næstformand i HovedMed, Kim Ager. (Foto: Syddjurs Kommune)

29.05.18
FTF nyhed

I Syddjurs ved man godt, hvordan den bare bund i kommunekassen ser ud. I 2010 blinkede tallene rødt på bundlinjen, og kommunen kom under administration af Indenrigsministeriet og havde i et par år jævnligt besøg af mørke jakkesæt fra Slotsholmen. En tvivlsom ære, som på det tidspunkt kun overgik tre kommuner i hele landet.

TEMA: Ny offentlig styring og ledelse

Kuren i Syddjurs bestod af hårde nedskæringer efter grønthøstermodellen, hvor samme besparelsesprocent køres hen over alle velfærdsområder lige fra børnehaver til byggesagsbehandling. Det skete år efter år, og velfærden blev dårligere og dårligere; så røg skolemælken, så blev busruter nedlagt, så røg skoleudflugterne, så blev personale afskediget osv. osv.

I dag er skuden vendt. Der er penge i kassen igen. Og selv om skatteindtægterne mildt sagt ikke er blandt landets mest prangende, har Syddjurs Kommune nu fået skabt overskud til at investere i velfærd - samtidig med, at man årligt overholder et sparemål på 30-35 mio. kr.   

Under administration

I gennemsnit har landets kommuner omkring 7.000 kr. pr borger liggende i kommunekassen. Når en kommune kommer under 1.000 kr. pr borger, sender Økonomi- og Indenrigsministeriet en skrivelse om, at kommunen skal være opmærksom på den kritiske situation og fortælle ministeriet, hvad den vil gøre for at rette op på likviditeten.

Først når den sidste krone er taget op af kommunekassen, sættes kommunen under administration. Det betyder, at kommunen skal indlevere månedlige rapporter, så ministeriet hele tiden er ajourført med, om kommunalpolitikerne formår at træffe de rigtige valg og beslutninger, så det fastlagte budget overholdes.

Syddjurs, Vesthimmerland og Odsherred kommuner var i nogle år under administration; ingen kommuner er under administration i dag.

Medarbejderne inddrages i budgetprocessen fra start
Hvordan kommunen får mere og bedre velfærd for pengene, er kommunens medarbejdere som noget nyt med til at definere. Via MED-systemet inddrages medarbejderne nemlig tidligt i processen med at lægge kommunens budget – det sker, før politikerne bliver præsenteret for et endelige budgetforslag fra direktionen.

Medarbejdernes aktive rolle i budgetlægningen udspringer af den nye måde at styre kommunen på, som blev indført i 2016 med et nye Ledelses- og medarbejdergrundlag.

Om baggrunden for at indføre den måde at styre på, siger kommunaldirektør, Jesper Hosbond Jensen:

”Da jeg blev ansat i 2014, var min oplevelse, at man var ved at kløjes i hele tiden at skulle spare. Og ikke mindst i måden at spare på, hvor besparelserne konstant ramte alle lige meget – og dermed ramte alle lige skævt. Når man lader procentregulering være svaret på problemerne i stedet for at prioritere, hvor der skal spares, ja - så går man også glip af muligheden for at investere i andre områder”.

Der skal stadig spares i Syddjurs; byrådet har besluttet, at der skal spares 30-35 mio. kr. hvert år, Hvordan det sparemål konkret skal nås, er medarbejderne med til at definere via MED-systemet, især i kommunens syv Område-udvalg, som spiller en ny, central rolle i den nye styremodel.

Budgetprocessen i Syddjurs

I august, dagen efter at byrådet har fået præsenteret direktionens oplæg til budget, samles hele MED-organisationen (chefer, ledere, AMR og TR) til en fælles budgetorientering med efterfølgende drøftelser af de enkelte budgetter sektorvis. MED-organisationen går herefter i gang med at udarbejde høringssvar til budgetkataloget.

HovedMED-udvalget holder et fællesmøde med økonomiudvalget i september, lige inden byrådet afholder sit budgetseminar. Derefter har MED-systemet også mulighed for at spille ind i den politiske beslutning på lige fod med hele personalegruppen, brugere og borgere, bl.a. via et borgermøde.

   

Stadig plads til kritik fra medarbejderne
I de forskellige Område- og lokalMED-udvalg samarbejder tillidsrepræsentanterne og de lokale ledere om konkrete forslag til næste års budget; det kan både være forslag til, hvordan pengene strækker længere, og forslag til investeringer i velfærden. Ligesom medarbejderne kan komme med både konstruktive input OG kritik af forslag, som ledelsen har fremsat.

Medarbejderinddragelsen i Syddjurs Kommune handler grundlæggende om at kvalificere næste års budget, fortæller fællestillidsmand, og næstformand i HovedMED-udvalget, Kim Ager.

”Budgetprocessen er en hjørnesten i samarbejdet mellem medarbejdere og ledelse. Budgetforliget, som byrådet vedtager hvert år i november, er det synlige resultat. Men budgetprocessen er jo en maskine, der kører hele året rundt. Forud for det endelige budget, som politikerne præsenteres for, ligger næsten et helt års forberedelse, hvor medarbejderne fra det tidlige forår spiller ind med deres input”, fortæller Kim Ager.

Ny selvtillid

Syddjurs Kommune, som var under administration 2010-11, har fået rettet op på økonomien og genvundet selvtilliden: kommunen er i dag blandt de 15 kommuner i landet, der har valgt den såkaldte risikovillige selvbudgettering. Her skønner kommunen selv, hvor store det kommende års skatteindtægter vil blive. Afviger det faktisk beløb herfra, skal kommunen enten betale penge tilbage til staten – eller tage imod gevinsten. Kommunen tager mao.  et kalkuleret væddemål om, at staten undervurderer næste års skatteindtægter.

Statsgarantien er den anden, skridsikre model, som de fleste kommuner vælger. Her sikres kommunen et beløb, der svarer til, hvad staten regner med, at kommunen vil få ind i skatteindtægter. Afviger det faktiske beløb herfra, sker der ingen modregning. 

HMU’s rolle
Om HovedMEDs nye rolle siger Jesper Hosbond Jensen: 

De sidste år har HovedMED påtaget sig et større ansvar for at tænke og facilitere den samlede samarbejdsorganisation. HovedMED sørger for, at der er en ramme, der sikrer, at diskussionerne bliver taget og kommer til at foregå de rigtige steder og bliver taget på det rigtige niveau. Og at dem, der tager del i det, er klædt på til det.

Jesper Hosbond Jensen

Svært at få det lokale niveau med
Er der slet ikke noget ved den her medarbejderinddragelse, der er svært?

Kim Ager: ”Jo! At få det lokale niveau med. I den tidlige fase af et konkret budgetforslag, hvor en chef kommer ud på et OmrådeMED og præsenterer sit bidrag. Idéelt set ønsker vi i HovedMED, at sagerne bliver drøftet derude; at de input, der i sidste ende skal blive direktionens budgetforslag til politikerne, kommer derudefra, hvor medarbejderne er tæt på borgerne. Men det er lidt svært at få fat i… Og kollegerne derude kan godt opleve, at det kan svære svært at levere ind til direktionen.”

Besparelser med formildende benspænd
Et årligt sparemål på ca. 30-35 mio. kr. kunne man forestille sig måske heller ikke var lykken at blive involveret i som medarbejder. Men her har direktionen sat to betingelser op, der gør besparelserne mindre barske: Der må ikke lukkes institutioner, og serviceniveauet må ikke sænkes radikalt.

Jesper Hosbond Jensen: ”Det er lykkedes at finde besparelserne med dette dobbelte benspænd, fordi vi laver en langsigtet plan for både investering og ændring af indsatsen. Vi får givet områder et kreativt rum, hvor medarbejdere og ledere kan tænke nyt… Lederne er nødt til at gå ud og have en dialog med deres område om, hvordan de finder en bestemt sum penge indenfor en fastsat periode. De kan ikke løses det rent ledelsesmæssigt; de er nødt til at samarbejde med medarbejderne, for at finde besparelser på nye måder”.

Og noget må jo virke, som han konstaterer: 

Syddjurs har aldrig leveret så gode resultater, vi har aldrig sparet så mange penge… samtidig med at vi aldrig har været flere ansatte! Derfor har den diskussion, vi har haft i samarbejdsorganisationen, også været lidt en anden, end hvor mange vi skal være. Vi har ikke været ude i blodbadsscenarier

Jesper Hosbund Jensen

Luget ud i dokumentationen
Den nødvendige dialog mellem medarbejdere og ledere udspringer ifølge Jesper Hosbond Jensen af det nye Ledelses- og Medarbejdergrundlag: Her er der luget gevaldigt ud i dokumentationskravene til lederne; det er ikke længere beskrevet detaljeret, hvad lederne skal styre efter. De skal nu i højere grad styre efter overordnede mål, og netop her har lederne ifølge Jesper Hosbond Jensen brug for konkrete input fra medarbejderne om, hvad der er behov for på de forskellige serviceområder.

”I det gamle ledelsesgrundlag var det målmylder. Nu har vi reduceret mængden af informationer, vi styrer efter”, siger han.

Omstændeligt men godt
Hvad er svært ved MED-samarbejdet for direktionen?

Jesper Hosbond Jensen: ”Man kan bruge samarbejdet til at dele hinandens perspektiver, og stadig gå fra hinanden med en viden om, at de andre har en anden holdning end én selv.  Vi prøver som udgangspunkt at bruge samarbejdet til at finde en fælles holdning – og det er nogle gange ærlig talt lidt omstændeligt. Men det er også supergodt at have en velfungerende samarbejdsorganisation, som vi i ledelsen kan bruge som dialogpartner. Fordi vi er ledere, har vi jo ikke nødvendigvis fundet de evige sandheder. Vi har brug for hinanden til at kunne træffe de rigtige valg”.

Det handler om gode arbejdspladser. Vi brænder jo for vores arbejde; vi har valgt at arbejde i det offentlige, fordi vi gerne vi gøre en forskel for de mennesker, der lever i vores samfund. Det er derfor, vi er her. Og for at vi kan skabe det bedste for borgerne, skal vi se på det, som at vi – medarbejdere og leder – har en fælles opgave. Der er for langt de fleste meget mere på spil end blot at komme ind ad døren for at kunne hæve sin løn.

Kim Ager