I Odder Kommune trækker alle i samme retning

Aldrig mere sparerunde. Det er mantraet for byråd, kommunaldirektør og MED-system i Odder Kommune, der i 2017 indledte en skrap effektiviseringskur. Medarbejderne og MED-systemet er med til at styre processen - så både ledere og medarbejdere har indflydelse på byrådets udviklingsstrategi.

Den tid, der bruges ti MED-systemet, er godt givet ud. Det er formændende for HovedMED-udvalget enige om: Kommunaldirektør Henning Haar (tv) og Lone Brask Bay, næstformand i HovedMED (th.)

06.06.18
FTF nyhed

I Odder Kommune mener kommunaldirektør Henning Haahr, at den tid, der bruges i MED-systemet, er godt givet ud. De ressourcer, kommunen bruger, tjenes nemlig ind igen ved, at de politiske beslutninger kvalificeres, og der bliver skabt ejerskab for beslutningerne hos medarbejderne. Samtidig medfører arbejdet i MED-systemet både hurtigere og bedre implementering i bund.

”Nogle gange efter møderne, så tænker jeg – skulle vi virkelig omkring den igen? Og min overvejelse er i stigende grad, at ja, det skulle vi. For det virker rent faktisk derude. Problemerne eskalerer ikke hele tiden. Vi sidder i HovedMED-udvalget ikke hele tiden med overvejelser om, at nu faldt den kæde af, og har de overhovedet styr på det derude i organisationen”, siger Henning Haahr.

Lone Brask Bay, der er næstformand i kommunens HovedMED-udvalg, mener også, at Odder Kommune har et MED-samarbejde, der skaber værdi:

TEMA: Ny offentlig styring og ledelse

Læs flere artikler om "Ny offentlig styring og ledelse" her:

Medarbejderne inddrages tidligt i Ballerup

Medarbejdere til ledere: Inddrag os tidligt i strategiske drøftelser

Gå til TEMA-siden og se alle artikler

”Det handler om, hvilken værdi man tillægger MED-systemet. At to plus to kan give fem, synes jeg er rigtig sigende for, hvordan vi arbejder i Odder”, siger hun.

Aldrig mere sparerunde
Men regnestykket har ikke altid givet et positivt resultat i Odder Kommune. I 2010 gennemgik kommunen en omfattende sparerunde, der medførte, at ca. 120 af kommunens dengang omkring 1600 ansatte blev afskediget. De modtog alle den triste besked på en bestemt dato og på et helt præcist klokkeslæt.

Ansættelsen af Henning Haahr som kommunaldirektør i 2015 blev startskuddet på en effektiviseringskur. Fundament for effektiviseringen blev lagt, da budgettet for 2017 skulle besluttes. Her tog kommunens byråd og MED-system en fælles beslutning om, at arbejde med effektiviseringen over en længere periode.

”Jeg sagde til byrådet, at hvis vi går i gang nu, kan vi bide de samlede besparelsesprocenter op i mindre bidder – og det er jo mellem halvanden og to procent per år. Men hvis I venter til senere, skal vi snuppe otte procent på meget kort tid”, siger Henning Haahr.

Dermed indgik formand, næstformand og resten af MED-systemet en aftale med byrådet. Med aftalen kom effektivisering på dagsordenen som en kultur, der arbejdes med i Odder Kommune på lang sigt.

”Vi var enige om at sige, at det er altså sidste gang, vi har gjort den slags (store spare- og fyringsrunder) i Odder. Man kan aldrig afvise, at vi bliver stillet i situationen igen, for der kan jo ske ting og sager over natten. Men man kan sige, at den bane, vi har at spille på, og med det, vi nu ved, så vil vi lægge os i selen for at sikre, at det var sidste gang, Odder oplevede den slags fyringsrunder”, siger Henrik Haahr.

Effektivisering fremfor besparelser
Effektiviseringssporet fylder meget i MED-systemet i Odder Kommune. HovedMED-uvalget deltager blandt andet på kommunens budgetdag allerede i juni, hvor økonomiaftalen knap er klar. Her deltager udover HovedMED-udvalget også kommunens strategiske lederforum og byrådet. Sammen arbejder parterne på at effektivisere, så man i videst muligt omfang kan undgå besparelser.

”Vi effektiviserer lige så langt, som vi kan, og går efter, at serviceniveauet ikke bliver sænket, men den daglige drift kan godt se fuldstændig anderledes ud, end den gjorde før”, beskriver Henning Haahr.

Lone Brask Bay beskriver effektiviseringssporet som en hård proces, der ikke er sjov for hverken medarbejdere, ledere eller politikere. Men hun ser hellere, at parterne har indflydelse og er med til at kvalificere effektiviseringen, end opleve besparelser som dem, hun tidligere har oplevet i kommunen.

”Jeg vil hellere være med til at pege i retning af noget, jeg fagligt kan stå inde for. Og jeg vil også hellere inddrage de medarbejdere, jeg repræsenterer, end at bede byrådet om at køre besparelser hen over det hele. I bund og grund handler det om, at man også inddrager medarbejderne, så de får ejerskab til effektiviseringen, og ikke bliver kørt over”, siger Lone Brask Bay.

Pengene finder tilbage igen
En fordel ved kommunens samarbejde mellem byråd og MED-system er, at de politiske prioriteringer kvalificeres, mener Henning Haar.

”Politikerne får pengene ind til prioritering året efter, de er fundet på budgettet. Når hovedudvalget så kommer og fortæller, at de skal være opmærksomme på visse punkter i organisationen, der har det hårdt, tager politikerne det ind. Så siger de ofte, at der skal sættes projekter i gang, så pengene finder tilbage i organisationen”, siger Henning Haahr.

De midler, der vindes ved effektivisering, finder på den måde tilbage i organisationen præcis der, hvor der er mest brug for dem.

”Lige nøjagtig her kan man faktisk fodre hunden med sin egen hale, fordi pengene finder tilbage til området”, siger Henning Haahr.  

Effektiviseringskulturen præger også MED-strukturen
Effektiviseringskulturen påvirker ikke kun indholdet på MED-systemets møder. Den påvirker også selve MED-systemets organisering. De ressourcer der bruges bl.a. på HovedMED-udvalgets møder, skal vindes ind igen i form af bedre implementering, øget ejerskab til beslutninger blandt kommunens medarbejdere, kvalificering af byrådets beslutninger mm.

At inddragelsen kan betale sig, sikrer man i Odder Kommune ved at sørge for, at arbejdet i MED-systemet bliver foretaget på de niveauer, hvor det hører hjemme. Det kræver en klar arbejdsdeling mellem hovedudvalg, områdeudvalg og lokaludvalg.

”Sagerne skal køres, hvor det giver mening. Man får ikke altid bedst ejerskab ved at trække processer opad i systemet. Ejerskab skabes faktisk bedst, hvis processer behandles på det områdeudvalg med de medarbejdere, der rent faktisk er involveret i det daglige. Det er vi meget opmærksomme på”, siger Lone Brask Bay.

Om arbejdsdelingen siger Henning Haahr:

”Hvis man har et system, der konstant skal køre sagerne op og ned til behandling i MED-systemets niveauer, er processen ikke til at holde ud. Derfor kommer vi i HovedMED-udvalget heller ikke så meget ned i detaljen på de enkelte arbejdsprocesser. Hvis vi hører om et problem, skyldes det typisk, at der er faldet en kæde af et sted nede i systemet”.

I Odder Kommunes MED-system er der en klar adskillelse af systemets niveauer, og en forståelse hos partner i MED-systemet for, hvor de enkelte sager skal behandles. Samtidig er der en tæt kontakt niveauerne imellem. Det sikrer et højt vidensniveau og en stor dynamik i organisationen, mener Lone Brask Bay

Respekt fra borgerne

Inddragelsen af kommunens medarbejdere gennem MED-systemet er med til at skabe en høj grad af medejerskab i organisationen, som i sidste ende kommer borgerne til gode, mener kommunaldirektør i Odder Henning Haard:

”Hvis en pædagog står i daginstitutionen med et forældrepar og skal snakke om, hvorfor prioriteringerne er, som de er, kan det ikke nytte noget, at fire linjer fra budgetkontoret forklarer, hvorfor vi har gjort det ene eller det andet. Det eneste borgeren har respekt for, er en medarbejder, der har sin faglighed i orden. Hvis medarbejderen kan sige god for det, der sker - også selvom tildelingen er blevet mindre end sidste år - kan man klare hvad som helst”.

”Jeg har tæt kontakt med medarbejdersiden, og hvis der er noget der ikke fungerer, tager jeg fat i Henning og spørger, om han ved, hvad der foregår. Det er drøftelserne formelt og uformelt, der sikrer, at MED-systemet har så stort et liv, som det har”, siger hun.

”Vi arbejder hele tiden med at forbedre vores MED-system. Det har været en positiv bevægelse for os, men vi skal stadigvæk øve os. Strukturen og fordelingen af opgaver skal være klar. Det er helt afsindigt vigtigt, at man er klar over, hvem der gør hvad”, siger Henning Haahr.  

Alle trækker i samme retning
Den effektive struktur, der kendetegner Odder Kommunes MED-system, medfører at kommunens medarbejdere i høj grad inddrages tidligt i beslutningsprocesser og netop der, hvor det er mest relevant for deres arbejde. På grund af inddragelsen tager medarbejderne ejerskab for de politiske beslutninger, der træffes i byrådet.

Henning Haahr mener, at kommunen på denne måde oplever, at alle medarbejdere trækker i samme retning. Det kalder han for organisationens bundtræk.

”Vi kan mærke, at der kommer et bundtræk i organisationen, der gør at vi ret hurtigt kan eksekvere på ret vanskelige ting”, siger han.

”Vi har dybest set omkring 1600 ambassadører derude, der trækker med på byrådets udviklingsstrategi. Og så flytter man sig. Det gør man jo ikke ved, at kommunaldirektøren laver en brandingstrategi. Det er fløjtende ligegyldigt, hvis bundtrækket i organisationen ikke er der”, siger Henning Haahr.

MED-systemet kvalificerer de politiske processer
Når kommunaldirektør og byråd i Odder Kommune vælger også at fokusere på den strategiske del af MED-systemet, er det fordi, det kan betale sig. Det mener både Henning Haahr og Lone Brask Bay.

Kommunaldirektøren peger på, at de politiske processer kvalificeres ved at inddrage medarbejderne, der ellers ikke er en del af ledelsessystemet.

”De gode idéer kan komme mange steder fra. Jeg kan ligeså godt få en god idé af Lone, som jeg kan få den af Carsten eller Jette. Og så skal man ikke nødvendigvis altid køre processer gennem ledelsessystemet. Vi tager den gode idé frem for at fokusere på, at den kommer et bestemt sted fra i organisationen”, siger Henning Haahr.  

Pseudoinddragelse
Netop idéerne og dermed kvalificeringen af de politiske beslutninger findes der, hvor medarbejderne inddrages, mener Henning Haahr. Derfor skal inddragelsen efter hans mening være så reel og åben som muligt.

”At inddrage i form af en høringsproces, hvor der opstilles x antal muligheder at vælge imellem, er en pseudo-proces. Det er meget sjovere at være med til at skabe et billede af den fremtid, vi bevæger os mod, fremfor at få serveret et antal billeder af fremtidsscenarier”, siger Henning Haahr.

Lone Brask Bay mener, at MED-systemet er med til at skabe ejerskab blandt kommunens medarbejdere. Det giver i sidste ende en faglig stolthed:

”Jeg er stolt af at arbejde i kommunen. Og det tror jeg faktisk, at alle medarbejdere i Odder Kommune synes”, siger Lone Brask Bay.