Offentligt ansatte oplever flere krav om dokumentation

13.01.15
FTF analyse

Offentligt ansatte oplever en tendens til flere krav om at dokumentere deres arbejde. Udviklingen går den helt forkerte vej, mener Bente Sorgenfrey, formand for FTF, der efterlyser mere inddragelse af medarbejderne i udformning af dokumentationskrav og –metoder.

En stor spørgeskemaundersøgelse blandt danske lønmodtagere viser, at 79 procent af de offentligt ansatte på FTF-området oplever, at de bliver mødt med flere og flere krav om at dokumentere deres arbejde. For alle ansatte i den offentlige sektor gælder det 75 procent, mens kun 54 af de ansatte i den private sektor svarer, at de oplever flere krav om dokumentation. Undersøgelsen er foretaget af Center for Arbejdsmarkedsforskning ved Aalborg Universitet med støtte fra FTF og LO og indeholder svar fra over 2800 personer – både organiserede og uorganiserede lønmodtagere.

Stort flertal af ansatte oplever flere dokumentationskrav

Andel af medarbejdere der erklærer sig helt eller delvist enige i, at der er indført flere dokumentationskrav de seneste år

Kilde: Undersøgelse fra Center for Arbejdsmarkedsforskning ved Aalborg Universitet for FTF og LO

De offentligt ansatte bruger i forvejen meget tid på registrering og kontrol. En tidligere undersøgelse foretaget af FTF i 2013 viser eksempelvis, at offentligt ansatte FTF-medlemmer tilsammen bruger 60 millioner timer på dokumentation om året. Det svarer til, at hver medarbejder hver dag i gennemsnit bruger en hel time på at dokumentere sit arbejde – fx ved at registrere og indtaste oplysninger om arbejdsopgaver til diverse hjemmesider, lister og oversigter. Ifølge FTF’s beregninger ville man kunne frigøre 15 millioner timer til en værdi af 2,65 milliarder kroner, hvis man fjerner blot en fjerdedel af dokumentationsarbejdet alene for de offentligt ansatte FTF’ere.

Dokumentation skal være meningsfuld
Formålet med Tillidsreformen fra 2013 er at give borgerne mere offentlig sektor for pengene ved at lede gennem tillid og frigive mere tid til kerneopgaven. En opgave der kan synes svær, hvis kravene om dokumentation bliver ved med at stige, mener Bente Sorgenfrey, formand for FTF.

”FTF er ikke modstander af al form for dokumentation; tværtimod er dokumentation helt nødvendig for at kunne udvikle kvaliteten af den offentlige sektor. Men i de seneste år har vi desværre set en tendens til, at den store brug af konsulentvirksomheder har ført til mere bureaukrati og kontrol. Det er vigtigt, at dokumentationen opleves som meningsfuld for medarbejderne, og det gør den oftest, når de opstillede mål og metoder er udformet i samarbejde med medarbejderne – og ikke ud fra de store konsulenthuses regneark,” siger hun.

Medarbejderne skal inddrages i udformning af dokumentationskrav
Flere undersøgelser viser, at det er vigtigt, at medarbejderne føler et medejerskab til de mål og metoder, der bliver brugt til at dokumentere deres arbejde. Et studie af professor, Lotte Bøgh Andersen, viser eksempelvis, at dokumentationskrav kan ødelægge medarbejdernes indre motivation, hvis de opfatter kravene som et kontrolredskab, de får presset ned over hovedet. Men hvis medarbejderne derimod ser kravene som noget, der understøtter deres arbejde, kan dokumentationen faktisk fremme den allerede eksisterende motivation, viser hendes forskning.

Og her er der plads til forbedring mener Bente Sorgenfrey. Ifølge FTF’s førnævnte undersøgelse fra 2013, er det nemlig kun en fjerdedel af de offentligt ansatte FTF’ere, der har været involveret i at vælge alle eller de fleste af de former for dokumentation, der bruges på vedkommendes arbejdsområde. Et fald fra 2009, hvor en lignende undersøgelse viste, at en tredjedel af de offentligt ansatte FTF’ere havde været involveret.

Formand for FTF, Bente Sorgenfrey, der repræsenterer 450.000 offentligt og privat ansatte, siger:

”Vi vil rigtig gerne udsættes for tillidsskabende og transparent ledelse, og vi vil gerne tage ansvar og byde ind via samarbejdsudvalg og i dagligdagen for at udvikle vores arbejdspladser med plads til fagligheden, så vi også har en effektiv og levedygtig offentlig sektor, som vi kan være stolte af mange år frem i tiden”.

Samarbejde fremmer forståelsen
Hun pointerer, at det netop er det, der er aftalt i Tillidsreformen, og at hun gerne vil have Tillidsreformen til at spille sammen med de gode intentioner, som hun også ser i Moderniseringsstyrelsens oplæg om God Arbejdsgiveradfærd, der blev offentliggjort for nylig, og som blev mødt med skepsis. Bente Sorgenfrey siger:

”Vi vil gerne have gjort vores skepsis til skamme: Invitér medarbejderne ombord, brug samarbejdssystemet, involvér tillidsrepræsentanterne og lad os sammen skabe en effektiv offentlig sektor, som leverer varen. Men gør det i virkeligheden sammen med de ansatte og deres organisationer, i stedet for med McKinsey. Samarbejde fremmer forståelsen”.