Sådan undgår du at dine mødedeltagere falder i søvn

Taler du somme tider for døve ører, når du holder møde for dine ansatte? Læs med her, og få syv gode råd til, hvordan du gør mødet spændende og inddragende.

Det kan være svært at holde koncentrationen, når mødet trækker i langdrag. Derfor giver præsentationsekspert Lotte Arnsbjerg gode råd til, hvordan du gør mødet spændende og inddragende for de fremmødte. (Foto: Jesper Ludvigsen).

26.10.17
Leder-info

Du står foran en håndfuld medarbejdere og fremlægger årsregnskabet. Du er velforberedt og veloplagt, men pludselig rammes du af fornemmelsen af, at samtlige af dine ansatte har mistet fokus. Faktisk er det helt tydeligt, at de slet ikke lytter efter, hvad du siger. Måske er der endda et par af de fremmødte, der iskøligt har valgt at tage sig en morfar, imens du forgæves forsøger at forklare om stigningen i it-udgifter på en spændende og inddragende måde.

Situationen er pinlig, irriterende, nedværdigende og på alle måder en negativ oplevelse for dig, der står og taler. Derudover er det uhensigtsmæssigt, at de ansatte ikke får den nødvendige information, fordi de ganske enkelt ikke hører efter.

Men heldigvis er der gåde råd at hente. For selvom årsregnskab og it-udgifter ikke umiddelbart rimer på gennemslagskraft og dødsens spændende information, har præsentationsekspert Lotte Arnsbjerg opskriften på, hvordan du fanger dine ansattes opmærksomhed.

Lotte Arnsbjerg

 

Lotte Arnsbjerg er uddannet skuespiller fra Odense Skuespillerskole, som i dag hedder Den Danske Scenekunstskole. I 2000 grundlagde hun firmaet Trueformance, og hun har siden 2001 rådgivet topledere fra blandt andet DONG Energy, som i dag hedder Ørsted, og DSB i, hvordan de taler foran et publikum. (Foto: Lena Paaske)

"Nærvær og tilstedeværelse er nøgleord. Derudover er det vigtigt, at du er dig selv og inddrager dine ansatte i det, du vil fortælle på en måde, som de kan relatere til. Ellers mister du temmelig sikkert deres opmærksomhed," siger Lotte Arnsbjerg, der udover at være præsentationsekspert også er uddannet skuespiller fra det, der dengang hed Odense Skuespillerskole.

Læs med her, og få Lotte Arnsbjergs syv gode råd til, hvordan du undgår, at dine ansatte blunder hen, imens du står og taler.

1. Vis din personlighed.
Hvad enten du skal fremlægge salgsstrategi, edb-udvikling eller sparingskonsekvenser, er det vigtigt, at du har dig selv med, og lader din personlighed skinne igennem det, du fortæller. Hvis du har set frem til mødet, kan du fx vise entusiasme over det, du skal fortælle. Og hvis du er nervøs, er det helt okay at vise sårbarhed ved at sige, at du er spændt på, hvordan de vil tage imod det, du skal fortælle. Når du viser dine ansatte, hvem du er, og hvordan du har det, vil de se dig som et menneske, der har noget på hjerte, frem for en robot, som lirer en gennemøvet remse af. Husk, at det er helt okay at kludre i det og begå fejl. Dine fejltagelser er nemlig med til at vise, at du også bare er et menneske. Dermed ikke sagt, at du skal være sløset og uforberedt, du skal bare ikke gå i panik, hvis du vælter et glas vand eller kludrer lidt i ordene.

2. Gør noget, der overrasker.
Du kender sikkert følelsen af, at din kalender er proppet til randen med mødeindkaldelser - og der er mange, som har det på den måde. For at dine ansatte ikke skal miste pusten af monoton kedsomhed over den uendelige strøm af møder, kan det være en god ide at gøre noget, der bryder normen og overrasker. Du kan fx starte mødet med en sang eller en lille anekdote, hvor budskabet matcher mødets tema.

3. Involver dine ansatte.
Mange møder er kendetegnet ved en høj grad af envejskommunikation, hvor én fremlægger og resten lytter. Men faktisk kan den slags møder være hårdt for den ene, der taler, og kedeligt for dem, der lytter. For at bryde med den gammeldags mødekultur kan det være en god ide at involvere medarbejderne. Hvis dagsordenen for mødet er kommunikationsstrategi, kan du fx spørge dine ansatte, hvornår de sidst så en reklame, som virkelig fangede dem. Eller hvis programmet står på ergonomisk korrekte arbejdsstillinger, kan du bede dem om at vise, hvordan de oftest sidder på stolen og spørge, om de somme tider oplever fysiske skavanker ved at sidde længe i samme stilling. På den måde inddrager du dine ansatte og hjælper dem til at tage personlig stilling til det, du ønsker at tale om.

4. Brug billeder, video og lydklip.
For at bryde med envejskommunikationen kan du også inddrage billeder, video eller lydklip. Du kan fx vise et indslag fra tv-avisen eller en musikvideo, hvor der bliver sat fokus på det, du vil forklare. Du kan også spille et stykke musik og bruge lyden som indgang til en af dine pointer. Overvej grundigt, hvilke virkemidler du kan bruge. Det er nemlig kun fantasien, der sætter grænser for, hvordan du kan kommunikere på måder, som fanger dine ansattes opmærksomhed.

5. Drop den fastlagte dagsorden.
Som mødeleder vil du som regel være godt forberedt. Og det betyder ofte, at du strukturerer mødet efter en fastlagt dagsorden - på den måde er du nemlig sikker på, at du når igennem de vigtige pointer. Men det kan faktisk være en ulempe at klæbe sig for meget til en dagsorden. Insisterer du på slavisk at følge en tilrettelagt orden, kan du alt for let miste fornemmelsen for det, der sker nu og her. Mister du kontakten med nuet, mister du også kontakten med dine ansatte. I stedet for at følge dagsordenen til punkt og prikke, bør du i stedet være forberedt nok til, at du kan improvisere og lade mødet forme sig efter det, deltagerne bringer på banen.

6. Brug humor.
Selvom du skal formidle vigtig information, behøver du ikke at have en stiv og kedelig attitude. Faktisk skaber det en langt bedre kontakt til medarbejderne, hvis du bruger humor og er i stand til at få folk til at trække på smilebåndet eller måske endda grine under mødet. Grib de ting, der sker i rummet, og drop selvhøjtideligheden - en god omgang selvironi har aldrig gjort nogen skade.

7. Skriv de vigtigste informationer ned.
Måske synes du, det lyder som en ordentlig mundfuld både at skulle jonglere med sjove bemærkninger, video-materiale og sangtekster samtidig med, at du skal formidler information. Her det vigtigt, at du vælger de hjælpemidler, du finder relevante, og som passer til dig og dine ansatte. Derudover kan det være en god ide at skrive dine pointer ned på små kort, som du deler ud ved mødets start. På den måde er du sikker på, at dine ansatte bliver ordentligt informeret, og du har selv mere overskud til at improvisere og gøre mødet spændende og inddragende. Informationskortet kan også være en fordel for de medarbejdere, der let taber tråden, fordi det kan hjælpe dem til hurtigt at danne sig et overblik over det, der bliver talt om.