Ledere vil gerne afbureaukratisere

Ledere i den offentlige sektor oplever en voksende strøm af bureaukrati fra centralt hold. Men mere end to tredjedele af dem har selv taget initiativ til at afbureaukratisere inden for deres eget område, viser ny undersøgelse fra FTF

Næsten alle ledere i det offentlige oplever, at de i løbet af de sidste to år har brugt mere eller mindst lige så meget tid på bureaukrati som hidtil. Men samtidig har de viljen til selv at prøve på at gøre noget ved papirvældet og de uhensigtsmæssige arbejdsgange.

Det viser en ny undersøgelse fra FTF blandt ca. 1.400 ledere i den offentlige sektor. Hele 64 procent af lederne svarer, at de selv har taget initiativ til at afbureaukratisere inden for eget område.
Bureaukratiet kan nogle gange være noget, der ikke kun har med kommunens eller statens regler at gøre, men som man på den enkelte institution selv kan påvirke. Lederne har i hvert fald tilsyneladende et fokus på, om de selv kan gøre noget.

Lykkes hos hver tiende
Initiativerne til at afbureaukratisere lykkes dog kun i begrænset omfang: Kun ca. 10 procent melder om initiativer, der i høj grad eller meget høj grad er lykkedes.
Ca. 53 procent svarer, at initiativerne er lykkedes i nogen grad. Ca. 35 procent svarer at de slet ikke, i lille eller meget lille grad er lykkedes.

Blandt de ledere, der har haft gode lokale erfaringer, er Bettina Brandt, leder af en børnehave på Bispebjerg i Københavns Kommune.

Sund fornuft i stedet for regler
Hun har indført ”Sund fornuft i stedet for regler”. Tidligere var der nedskrevet en lang række regler fx for, hvor mange børn, der må være på legepladsen eller i puderummet ad gangen, om man må klatre i fodboldmålene osv. I dag overlades det i højere grad til den enkelte medarbejder at vurdere i den enkelte situation.
”Det er svært at huske alle de regler, især for vikarer. Og de fleste ting kan alligevel afgøres ved sund fornuft. siger Bettina Brandt.

Hun har også indført noget så enkelt som en meddelelsesbog, hvor medarbejderne løser praktiske problemer. Her skriver man fx ”Hvem køber fastelavnsris?”, så den slags ikke skal tage tid på personalemøderne.
”Før var møderne lange som et ondt år med principielle, strategiske og lavpraktiske punkter i én pærevælling. Nu kan vi koncentrere os om udvikling og dybdegående diskussioner”, siger Bettina Brandt.

Lederne er blevet hørt
Desuden roser hun Københavns Kommune for at begynde at minimere bureaukratiet. I en interviewundersøgelse klagede kommunens ledere over at være ved at drukne i mails med informationer, opgaver og deadlines fra både den centrale forvaltning og kommunens lokalforvaltninger.
”Der var tilsyneladende ingen sammenhæng, og det var en kæmpe opgave overhovedet at få overblik over, om det vedrørte én selv. Nu har kommunen indført ”ugepakken”, hvor informationerne er målrettet til de enkelte ledere, og de uvedkommende mails er luget ud. Her får jeg fx indkaldelser til konferencer, skemaer til alle mulige slags indberetninger, oplysninger om deadlines, nye regler osv. Men nu slipper jeg for at få ting som fx information om nye retningslinjer for skolebetjentes afholdelse af fridage, som før fyldte op i min indbakke”, fortæller Bettina Brandt.

”Det her er et eksempel på, at hvis man skal lykkes med at afbureaukratisere, skal man have en fornemmelse for, hvordan medarbejderne tænker”, siger Bettina Brandt.

Kommunerne har et ansvar
Samme oplevelse har Ulla Quist Engholm, leder af en selvejende daginstitution i Sorgenfri i Lyngby-Taarbæk Kommune.
Her sidder både ledere og medarbejdere fra forskellige institutioner med i kommunens arbejdsgrupper, der arbejder på at gøre læreplaner, årsberetninger osv. så enkle, korte og præcise som muligt.

”Der kommer en masse kontrol fra staten. Men kommunen tager os med i dialog i forhold til, hvordan vi gør det lettest. Når vi skal lave virksomhedsplan, kan vi fx vælge særlige indsatsområder i stedet for at beskrive det hele. Vi kan vælge at bruge kommunens skemaer og skabeloner, men der er metodefrihed. Kommunen lytter også til, hvordan vores rytme er, så vi fx ikke skal aflevere virksomhedsplaner samtidig med årsberetning”.

”Kommunerne har et ansvar og en mulighed for at skabe vilkår, så vi bedre kan leve med bureaukratiet. Den enkelte kommune kan gøre noget ved at skabe tillid til folk ude i organisationen – og det er de faktisk lykkedes med her på nogle områder”, siger Ulla Quist Engholm.