Dårlige møder koster dyrt
Mange arbejdspladser spilder tid og penge, når de afholder møder. Mødelederne glemmer det vigtigste: konklusioner og resultater. Det er dog let at gøre noget ved problemet, påpeger ekspert.
Spild af tid og mangel på resultater. Sådan oplever mange ansatte de møder, de går til. Problemerne opstår især, når der ikke er klare retningslinjer for møderne.
"Efterhånden, som folk er mere pressede, er der ikke noget mere frustrerende end at sidde til et møde og føle, at det kan gøres mere effektivt", siger Kirsten Andersen.
Hun er konsulent og medforfatter til bogen "Bedre mødekultur".
Det vigtigste ved et møde
Det, der vægter højest hos deltagere i et møde, er tydelige konklusioner, der fastholdes. Det er til gengæld det, vi er dårligst til. Mange arbejdspladser holder så dårlige møder, at det koster både tid og penge. Det viser Kirsten Andersens egne erfaringer samt en række undersøgelser om møder i forskellige organisationer.
Det gode møde
Et godt møde består af tre trin ifølge Kirsten Andersen:
Før mødet: Planlægningen af en relevant motiverende dagsorden med en tydelig beskrivelse af hvad der skal ske. Mødeformen skal tilpasses formålet med mødet.
Under mødet: En god proces under det enkelte punkt afsluttende med klare aftaler om hvem, der gør hvad, hvornår.
Efter mødet: Et fyldestgørende referat, der indeholder de klare aftaler og mål, der blev aftalt op til næste møde.
"Erfaringerne viser også, at effektive møder, der skaber resultater går hånd i hånd med sjove og spændende møder", siger Kirsten Andersen.
Hun holder workshoppen "Mødeledelse - på den fede måde", hvor hun giver konkrete redskaber til at skabe en god mødekultur.
Mere om kurset og tilmelding her
Lederens ansvar
Lederne har en særlig rolle over for de ansatte, når der skal afholdes møder, mener Kirsten Andersen.
"Der er en enorm signalværdi i at holde et godt møde - både udadtil og indadtil i organisationen. Hvis lederen er en god rollemodel, vil medarbejderne som regel prøve at afspejle den måde, gennemførelsen og planlægningen af møder foregår", siger hun.
En rollemodel kommer til tiden, har relevant og interessant indhold på dagsordenen. Det vigtigste er, at man tager folks tid alvorligt. Ansvaret ligger derfor hovedsageligt hos lederne, og dem, der indkalder til møderne. De skal variere indholdet, fordi rutinen oftest dræber interessen for møderne, uddyber Kirsten Andersen.
FTF inviterer dig til lederuge
Offentlige ledere forlader skuden
"Når vi taler mødekultur, kan der gå metaltræthed i det. Folk holder nærmest møder efter samme skabelon hele tiden, sidder måske på samme pladser, og kører med faste dagsordener. Men man skal ikke regne med, at man kan holde gode møder i årevis, uden at bruge nogle nye metoder. Hver gang, man rusker op, så sker der noget positivt", siger Kirsten Andersen.
Stop frustrerende møder
Flere kender følelsen af at sidde og trippe for at komme tilbage til tastaturet, mens en af kollegaerne holder en endeløs, detaljeret monolog om, hvad han har lavet siden sidste møde. Et møde kan virke frustrerende for alle parter, hvis formålet med det ikke er præciseret. Det fortæller Lene Rimestad, der er journalistisk lektor og PhD studerende i mødekultur.
"Det er vigtigt at få snakket om, hvad og hvem mødet er til for. Nogle møder er kun til for, at chefen finder ud af, hvad foregår hvor for tiden. Men hvis medarbejderne ikke er klar over det, føler de måske, at de ikke får dækket deres behov for at spare med kollegaerne", siger Lene Rimestad.
Møder afdækker samtidig et behov for at være social på arbejdspladsen, men det er mødelederens ansvar at sætte rammerne for, om det er tilladt at sniksnakke, forklarer hun.
"Møder har ofte en social funktion hos mennesker. Nogle steder er det tilladt at runde, hvordan det går med et sygt barn derhjemme osv. på et møde, mens det ikke er tilladt andre steder. Derfor skal man gøre klart, hvad der er tilladt og hvornår", uddyber Lene Rimestad.
Anderledes typer af møder
"Nøddeknækker-mødet", der foregår stående. Det må max tage 900 sekunder. En sagbehandler, der har brug for sparring kan fx bede et par kolleger om et sådan møde. Mødet er ikke forpligtende at deltage i. Det er et spontant møde, hvor sagsbehandleren fremlægger sit problem og får sparring fra de øvrige.
"Walk and talk-mødet", hvor deltagerne går en tur, mens de får afklaret en situation. De er eksempelvis gode til at få formuleret visioner eller til at ide-udvikle.
