09.09.13
FTF analyse

Overdreven kontrol koster milliarder

Den er stadig gal: Offentligt ansatte FTF’ere bruger til sammen ca. 60 mio. timer om året på at dokumentere deres arbejde, viser ny undersøgelse. Den offentlige sektor kan blive langt mere produktiv, hvis man skifter papirbøvl og kontrol ud med samarbejde og tillid til de ansatte, mener FTF.

Regeringen har sammen med parterne på det offentlige arbejdsmarked bestemt at gennemføre en tillidsreform, der skal gøre den offentlige sektor mere moderne og effektiv. Hvordan den offentlige sektor konkret kan blive mere effektiv og produktiv, kommer Produktivitetskommissionen med sine bud på i dag. Men allerede nu findes en overordnet rettesnor for projektet, nemlig den aftale om syv principper for moderniseringen, som parterne på det offentlige arbejdsmarked indgik før sommerferien. Her er mere tillid til de ansatte et af hovedpunkterne.

Også FTF, der er hovedorganisation for 450.000 offentligt og privat ansatte, ser mere tillid til de ansatte som centralt for at få en mere moderne offentlig sektor  - ikke mindst tillid i form af mindre kontrol. Mere tillid til de ansatte og bedre samarbejde mellem ledelse og medarbejdere er afgørende for, at den offentlige sektor både kan blive mere effektiv og samtidig værne om kvaliteten i de ydelser, som dagligt leveres til alle danskere, mener FTF.

Regeringen har også som mål, at den offentlige sektor skal have frigjort 12 mia. kr. inden år 2020. Parterne på det offentlige arbejdsmarked har ikke forpligtet hinanden på de 12 mia. kr., men FTF mener, at der er store summer at spare ved at vise medarbejderne mere tillid.

Tilliden til de ansatte har det nemlig ikke for godt i dag - i hvert fald ikke hvis man forstår kontrol og bureaukrati som det modsatte af tillid. Det viser en ny undersøgelse fra FTF blandt ca. 2.500 offentligt ansatte FTF-medlemmer. De offentligt ansatte FTF’ere som fx pædagoger, socialrådgivere, politibetjente, sygeplejersker og lærere bruger til sammen ca. 60 mio. timer om året på at dokumentere deres arbejde. Det svarer til, at hver medarbejder hver dag i gennemsnit bruger en hel time på at dokumentere sit arbejde - fx ved at registrere og måle og indtaste oplysninger om arbejdsopgaver til diverse hjemmesider, lister og oversigter.

Så lang tid bruger de hver dag

Hvor meget tid i løbet af en arbejdsdag skønner du, at du bruger på dokumentation? (andel ansatte, pct.)

Kilde: FTF's undersøgelse af dokumentation, 2013

Sådan har de ansatte brugt deres tid i årevis; lignende FTF-undersøgelser fra 2009 og 2011 viser samme tidsforbrug. De mange initiativer til afbureaukratisering fra både den tidligere og den nuværende regering har dermed ikke gjort en forskel.

Ressourcer går tabt
FTF’s formand, Bente Sorgenfrey, er bekymret over, at de offentligt ansatte fortsat bruger så meget tid på at dokumentere deres arbejde. På den måde går alt for mange ressourcer tabt i unødigt bureaukrati, mener hun.

Regeringsudspil om afbureaukratisering

I 2007 fik FTF afbureaukratisering i den offentlige sektor med i trepartsaftalen, og det kom til at indgå i den daværende regerings udspil til en kvalitetsreform. Både i 2009 og i 2011 kom regeringerne med afbureaukratiseringsplaner.  Afbureaukratisering er også et væsentligt element i den tillidsreform, som SRSF-regeringen lancerede i sit regeringsgrundlag i 2011. Reformens fokus er ”tillid, ledelse, faglighed og afbureaukratisering”.

”Vi har i høj grad brug for at skabe ny tillid mellem medarbejdere, ledere og politikere. Og det kan ske ved at skære ned på noget af alt den kontrol, som sluger tid og kræfter, der ellers kunne være brugt på kerneydelser til borgerne. Bureaukratiet udgør en barriere for de offentligt ansattes muligheder for at yde den professionelle indsats, som borgerne med rimelighed kan forvente”, siger hun.

Bente Sorgenfrey håber på afbureaukratisering står højt på dagsordenen, når tillidsreformen, som FTF er part i, sættes på skinner.

FTF’s beregninger viser, at hvis man fjerner en fjerdedel af dokumentationsarbejdet alene for de offentligt ansatte FTF’ere, får man frigjort 15 mio. timer til en værdi af ca. 2,65 mia. kr. - timer, der kan bruges på kerneydelsen til borgerne. Og her er endda kun tale om en del af gevinsten, da FTF’erne udgør ca. en tredjedel af samtlige offentligt ansatte.

Dokumentation skal være meningsfuld
Ikke al dokumentation er unyttig. En del af dokumentationen er nødvendig og tjener et godt formål, understreger Bente Sorgenfrey.

”Vi skal holde fast i, at en del af dokumentationen stadig giver mening. Eksempelvis når det handler om medicinforbrug på sygehuse, eller retssikkerheden ved anbringelse af udsatte børn. FTF er ikke modstander af al form for dokumentation; tværtimod er dokumentation helt nødvendig for at kunne udvikle kvaliteten. Men den skal være meningsfuld og fokusere på kerneydelsen og kvaliteten”, siger hun.

De krav kan kun en del af dokumentationsarbejdet leve op. I hvert fald oplever kun halvdelen af medarbejderne ifølge FTF’s undersøgelse, at dokumentationen bidrager til at gøre servicen for borgere og brugere bedre - og kun ti procent at det sker i høj grad. Tilsvarende oplever kun halvdelen, at dokumentationsarbejdet er med til at udvikle fagområdet.

Sådan har vi regnet

De ca. 270.000 offentligt ansatte på FTF’ere bruger i gennemsnit en time om dagen på dokumentation, jf. undersøgelsen. Med udgangspunkt i at hver har 230 arbejdsdage om året (ex ferie), bruger de offentligt ansatte FTF’ere til sammen ca. 60 mio. timer årligt  på at dokumentere deres arbejdsopgaver.

De 15 mio. timer er 2,65 mia. kr. værd, hvis man tager udgangspunkt i en - lavt sat - gennemsnitsløn på 175 kr./time (ca. 28.000 kr./md).

Afgørende at inddrage medarbejderne
Når man skal finde frem til, hvilken form for dokumentation, der vil være en god investering, er det afgørende at inddrage medarbejderne, understreger Bente Sorgenfrey.

Kun en lille del af medarbejderne bliver inddraget i dag. FTF’s undersøgelse viser, at kun en fjerdedel af medarbejderne har været involveret i vælge alle eller de fleste af de former for dokumentation, der bruges på vedkommendes arbejdsområde. Det er en del færre end for to år siden, hvor det gjaldt en tredjedel.

”Forskning viser, at jo mere medarbejdere inddrages, jo mere oplever de, at dokumentationen bidrager til både bedre service for borgerne og til faglig udvikling”, siger Bente Sorgenfrey.

Eksempelvis har professor Lotte Bøgh Andersen, KORA, tidligere undersøgt, hvordan forskellige styringsredskaber påvirker forskellige faggruppers motivation. Konklusionen er, at det er altafgørende, hvordan styringsredskaber som fx krav om dokumentation implementeres og opfattes af medarbejderne. Hvis de opfatter dem som kontrolredskaber, som de får presset ned over hovedet, så ødelægger redskaberne den indre motivation, som mange faggrupper er drevet af. Hvis medarbejderne derimod ser styringsredskabet som noget, der skal understøtte deres arbejde med at løse en samfundsmæssig opgave, kan det fremme den allerede eksisterende motivation yderligere.

FTF: En fjerdedel af papirbøvlet skal væk
FTF foreslår, at der som opfølgning på de syv principper opstilles et forpligtende mål for, hvor meget bureaukratiet skal reduceres, nemlig minimum 25 procent i løbet af de kommende tre år - i stil med den forrige regeringsmål om at reducere erhvervslivets administrative byrder. (Siden 2001 er virksomhedernes administrative byrder blevet målt med den såkaldte AMVAB-metode fra Erhvervs- og selskabsstyrelsen. Målet var eksempelvis at reducere byrderne med 25 % i 2010).

Desuden foreslår FTF, at nye love og regler bliver systematisk vurderet, så det er tydeligt, hvad de har af administrative konsekvenser for forvaltnings- og frontmedarbejdere i det offentlige. Sådan en model er allerede udviklet ift. konsekvenser for kommunerne af Folketingets nye love og regler - nemlig den såkaldte VAKKS-model. Den er hidtil kun blevet brugt på et mindre antal love siden 2007, men burde bruges langt mere systematisk, mener FTF.

De syv principper for modernisering

Principper for samarbejde mellem parter på det offentlige arbejdsmarked om modernisering.

1.        Styring i den offentlige sektor skal fokusere på mål og resultater

2.        Dialog, åbenhed og klare mål skal være udgangspunkt for opgaveløsningen

3.        Ledelse og styring skal tage afsæt i tillid og ansvar

4.        Udvikling og fagligt handlerum skal bygge på velbegrundet dokumentation

5.        Opgaveløsningen skal baseres på viden om, hvad der virker

6.        Ledelse og engagement skal fremme innovation

7.        Offentlig service skal inddrage borgeres ressourcer